Utgifter - Idrottsverksamheten
En enkel regel gällande utgifter är att alltid ställa frågan till ansvariga inom föreningen innan inköp. Nedan följer en del förtydliganden och rutiner för utgifter gällande idrottsverksamheten.
TRÄNING OCH MATCH
Plan- och lokalhyra
Ersmarks IK söker regelbundet tider hos Umeå Kommun Fritidskontoret för hela klubbens behov utifrån inlämnad verksamhetsplaneringen för kommande säsonger men verkligheten innebär att vi inte får så många tider som vi sökt och behöver. Ledarna i respektive grupp har då mandat att själva söka och även boka upp lediga tider, enligt den träningsrekommendation som finns. Ange lag och namn på den som bokar.
En bekräftelse på varje bokning skickas till kansliet som på så sätt sammanställer alla individuella bokningar och kan då även följa upp ifall bokade tider dessa utnyttjats eller inte.
Hyror är en av de största utgiftsposterna för klubben så därför är det mycket viktigt att ledarna ansvarar för att avboka tider som inte ska användas senast fyra dagar innan aktuellt träningstillfälle. Om man inte avbokar tider som ej nyttjas kan lagkassan komma att debiteras från föreningen.
- Bokning av matchtider sker på samma sätt som för träningstider.
- 7-mannalagen får max boka 1,5 timme och 5-mannalagen 1 timme, vid sammandrag bokar man den tid som behövs, inte mer.
- Ifall man t ex vill arrangera en egen cup som kräver fler bokade tider på samma dag så får varje lag betala dessa tider själva.
- Av- och ombokning av tider sköts av ledare
- Bokning av andra tider görs av ledare, lagledare eller annan namngiven person inom laget.
- Boka inte längre tider eller dyrare än nödvändigt.
- Avbokning måste ske senast 4 dagar innan aktuell tid.
- Innan man lämnar bokade lokaler eller planer ser man till att städa efter sig så att de är i ett gott skick.
Klubben betalar kostnader för domare när det gäller seriespel men ej vid cuper, träningsmatcher eller liknande, där tas istället pengarna ifrån respektive lags lagkassa. Det är alltid klubben som måste betala ut ersättningen till domare och därför finns det krav på att domaren lämnar ett ifyllt domarkvitto. Blankett finns under dokument samt på VFF:s hemsida.
- Fyll i alla uppgifter på domarkvittot. Ni får inte avvika från de belopp som fotbollsförbundet har bestämt och blanketten skall ifyllas på alla rader.
- Skicka den som PDF till [email protected] som ser till att utbetalningen genomförs. (Alt lämnas i ett kuvert i Ersmarks IK:s brevlåda)
- Vi följer Västerbottens Fotbollsförbundets framtagna rekommendationer när det gäller arvode.
-
Ingen kontantbetalning får förekomma, ej heller SWISH-betalning. Föreningen ersätter inte den typen av personliga utlägg.
- Om man använder två huvuddomare delar de på ersättningen.
Domarkvitto/ersättningsunderlag och kuvert finns i tidningsstället vid entrén till Ersmarksgården.
SERIESPEL OCH CUPER
Anmälningsavgifter
Serier
Klubben bekostar anmälningsavgiften till de av specialidrottsförbunden anordnade seriesystem som lagen inbjuds att delta i.
Cuper
Klubben bekostar INTE anmälningsavgiften för laget till olika cuper.
RESOR
Buss
Klubbens har beslutat att vid resor till längre än 10 mil enkel väg skall buss eller annat likvärdigt transportmedel användas.
Buss
Klubbens har beslutat att vid resor till längre än 10 mil enkel väg skall buss eller annat likvärdigt transportmedel användas.
Föreningen har ingen avtalad leverantör av bussresor, ledarna ombeds ta in egna offerter från fler bolag t.ex. Vilhelmina Taxi och UmeBuss för att kunna jämföra och hålla kostnaderna nere. Bussresor ska finnas med i lagets verksamhetsplan och aviseras [email protected] i förväg. Tänk också på samåkning och att flytta matcher så att fler lag inom föreningen eller från andra föreningar kan nyttja samma buss.
Läs mer i klubben resepolicy.
UTRUSTNING OCH MATERIAL
Klubben har samarbetsavtal med InterSport/Adidas och det är den leverantör som i första hand ska användas, finns synnerliga skäl kan inköp göras från annan leverantör men detta måste godkännas i förväg.
Föreningsgemensamt material och utrustning
Gemensamt material bekostas av klubben. Detta gäller alltså det som klubben finner nödvändigt för att genomföra träning och tävling. Klubbens materialansvarige ansvarar för detta och endast denne agerar beställare gentemot klubbens leverantör och har dessutom ett ekonomiskt ansvar gentemot styrelsen för att kostnader håller sig inom den budget som fastställts av årsmötet. Det handlar om t.ex. matchtröjor, bollar, västar, konor, mm. Det betyder att det som ledare beställer själva belastar respektive lagkassa.
Vi har tillsammans med InterSport byggt upp en profilguide gällande kläder som finns på hemsidan där målet är att uppnå en enhetlig klädsel bland alla lag och medlemmar samt att vara en hjälp vid beställningar. https://team.intersport.se/ersmarks-ik
Sponsorer
På tröjor eller annan matchutrustning tillhörande föreningen, får endast avtalade klubbsponsorers logotyper förekomma.
Om laget köper in egna extra matchställ, träningströjor, lagdressar, overaller, jackor, väskor mm eller vill ha en egen sponsor på lagets unika hemsida på eik.se etc. är det fritt för andra sponsorlogotyper. Tänk på att hålla er till föreningens klädprofil och observera att det inte är tillåtet för det enskilda laget att fakturera sponsorn. Det måste göras av föreningen. Kontakta [email protected]
UTBILDNING
Spelarutbildning
Spelarutbildning via VFF faktureras respektive individ.
Ledarutbildning
Kontakta [email protected] för mer information.
UTRUSTNING OCH MATERIAL
Klubben har samarbetsavtal med InterSport/Adidas och det är den leverantör som i första hand ska användas, finns synnerliga skäl kan inköp göras från annan leverantör men detta måste godkännas i förväg.
Föreningsgemensamt material och utrustning
Gemensamt material bekostas av klubben. Detta gäller alltså det som klubben finner nödvändigt för att genomföra träning och tävling. Klubbens materialansvarige ansvarar för detta och endast denne agerar beställare gentemot klubbens leverantör och har dessutom ett ekonomiskt ansvar gentemot styrelsen för att kostnader håller sig inom den budget som fastställts av årsmötet. Det handlar om t.ex. matchtröjor, bollar, västar, konor, mm. Det betyder att det som ledare beställer själva belastar respektive lagkassa.
Vi har tillsammans med InterSport byggt upp en profilguide gällande kläder som finns på hemsidan där målet är att uppnå en enhetlig klädsel bland alla lag och medlemmar samt att vara en hjälp vid beställningar. https://team.intersport.se/ersmarks-ik
Eget/lagvis material och utrustning.
Overaller mm. - se fliken Lagkassor
Inköp mot faktura är ej tillåtet utan godkännande på förhand från kassör.
Godkänd fakturering ska tydligt märkas med lagnamn och referenser med namn, mail och telefonnummer.
Vid inköp av materiel till laget mot lagkassa gäller att betala mot kvitto som scannas och skickas till [email protected] därefter görs utbetalningar från lagkassa.
Sponsorer
På tröjor eller annan matchutrustning tillhörande föreningen, får endast avtalade klubbsponsorers logotyper förekomma.
Om laget köper in egna extra matchställ, träningströjor, lagdressar, overaller, jackor, väskor mm eller vill ha en egen sponsor på lagets unika hemsida på eik.se etc. är det fritt för andra sponsorlogotyper. Tänk på att hålla er till föreningens klädprofil och observera att det inte är tillåtet för det enskilda laget att fakturera sponsorn. Det måste göras av föreningen. Kontakta [email protected]
UTBILDNING
Spelarutbildning
Spelarutbildning via VFF faktureras respektive individ.
Ledarutbildning
Ersmarks IK arbetar konsekvent med rekrytering av ledare och funktionärer.
Som en del av detta uppmuntrar och hjälper vi till med instegsutbildningar och står för kostnader i samband med detta.
Kontakta [email protected] för mer information.
Domarutbildning
Ersmarks IK arbetar konsekvent med rekrytering av ledare och funktionärer.
Som en del av detta hjälper vi till med instegsutbildningar även för domare och stöttar med kostnader för detta. Kontakta [email protected] för mer information.
ÖVRIGT
Föreläsningar
För att höja alla våra medlemmars intresse och kunskap inom området idrott anordnar vi återkommande föreläsningar eller liknande tillsammans med SISU – Idrottens Utbildningsförbund. Där betalar klubben för föreläsare, förtäring och eventuella lokalkostnader.
Andra typer av aktiviteter med samma syfte kan också genomföras.
Lag som vill nyttja Ersmarksgården för gemensamma lagaktiviteter i form av t ex föräldramöten eller övernattningar kan göra detta kostnadsfritt. Gäller det däremot evenemang som genomförs av lagen för att ”dra in pengar” till lagkassan tas en administrativ avgift ut.
Lagen bokar själv Ersmarksgården för egna aktiviteter i klubbens gemensamma kalender
Ersättning till externa ledare
Ifall det bedöms aktuellt så kan klubben ersätta kostnader för att använda sig av externa arvoderade ledare. Behov av detta ska framgå i verksamhetsplanen och därefter ska styrelsen kontaktas för mer information.
SportAdmin.se
Klubben har beslutat att alla medlemsgrupper ska använda sig av Sportadmin som verktyg både för medlems-/personregister men även för hemsida och aktivitetsstöd. Den årliga kostnaden för detta verktyg betalas av klubben. Det innebär också att inga lag i klubbens regi kan själva välja att ha sin lösning någon annanstans.
För att höja alla våra medlemmars intresse och kunskap inom området idrott anordnar vi återkommande föreläsningar eller liknande tillsammans med SISU – Idrottens Utbildningsförbund. Där betalar klubben för föreläsare, förtäring och eventuella lokalkostnader.
Andra typer av aktiviteter med samma syfte kan också genomföras.
Övergångs- och licenskostnader
Fotbollen tillämpar en administrativ avgift ifall en spelare över 15 år vill byta förening, så kallad övergångskostnad. Denna avgift ska betalas av mottagande förening. Ersmarks IK tillåter ej övergångar för spelare med skulder i föreningen.
Laglicenser är en kostnad per lag för att delta i seriespel, beloppen ser lite olika ut beroende på vilket specialidrottsförbund som arrangerar serien samt ålder på deltagarna i gruppen. Spel i Junior Division 1 serien i fotboll kostar t ex 2.500:- per år.
Gällande innebandy så betalar klubben licenser per lag eller spelare och år, även där varierar beloppet baserat på ålder.
Utöver detta tillkommer kostnader för föreningen i form av ett resekostnadstillägg som schablonmässigt läggs ut på föreningarna beroende på var man finns geografiskt.
Fotbollen tillämpar en administrativ avgift ifall en spelare över 15 år vill byta förening, så kallad övergångskostnad. Denna avgift ska betalas av mottagande förening. Ersmarks IK tillåter ej övergångar för spelare med skulder i föreningen.
Laglicenser är en kostnad per lag för att delta i seriespel, beloppen ser lite olika ut beroende på vilket specialidrottsförbund som arrangerar serien samt ålder på deltagarna i gruppen. Spel i Junior Division 1 serien i fotboll kostar t ex 2.500:- per år.
Gällande innebandy så betalar klubben licenser per lag eller spelare och år, även där varierar beloppet baserat på ålder.
Utöver detta tillkommer kostnader för föreningen i form av ett resekostnadstillägg som schablonmässigt läggs ut på föreningarna beroende på var man finns geografiskt.
Därför är det viktigt att spelare som slutat och lämnat klubben inte finns kvar officiellt licensierad/registrerad för klubben.
Ersmarksgården- Säkerställ att spelare som lämnar laget flaggas upp som ”slutat” i respektive medlemsgrupp så att de sedan kan tas bort ur alla bakomliggande system av klubbens administratör.
Lag som vill nyttja Ersmarksgården för gemensamma lagaktiviteter i form av t ex föräldramöten eller övernattningar kan göra detta kostnadsfritt. Gäller det däremot evenemang som genomförs av lagen för att ”dra in pengar” till lagkassan tas en administrativ avgift ut.
Lagen bokar själv Ersmarksgården för egna aktiviteter i klubbens gemensamma kalender
Ersättning till externa ledare
Ifall det bedöms aktuellt så kan klubben ersätta kostnader för att använda sig av externa arvoderade ledare. Behov av detta ska framgå i verksamhetsplanen och därefter ska styrelsen kontaktas för mer information.
SportAdmin.se
Klubben har beslutat att alla medlemsgrupper ska använda sig av Sportadmin som verktyg både för medlems-/personregister men även för hemsida och aktivitetsstöd. Den årliga kostnaden för detta verktyg betalas av klubben. Det innebär också att inga lag i klubbens regi kan själva välja att ha sin lösning någon annanstans.
